会計伝票で気を付けるポイントを解説します

大企業から中小・零細企業まで。業種業態を問わず切っても切り離せない業務が会計伝票の作成ではないでしょうか?会計伝票の作成は直接売上にかかわらないので企業にとっては大きな負担になります。出来るだけ時間やコストをかけずに効率よく片付けたい仕事です。そうかといって、何か間違いがあっては税金の計算等々、大きな損失になりますからやるべきことはしっかりやらないといけません。なんとも悩ましい会計伝票の作成にあたって気を付けるポイントを解説します。あなたがもし会社の経理担当者、中小企業の経営者であるならぜひ経理業務の基本である会計伝票の作表について再確認してください。きっと、あなたが今まで見落としていた会社が抱えているリスクを見つけることが出来るでしょう。

ポイント1 会計伝票は仕組で作る

通常、小さな会社では会計伝票は事務の女性担当者や社長の奥さんが一人で作っています。場合によっては会計伝票を作らずに会計システムに直接入力しているかもしれません。しかし、会計伝票の作成は同じような仕事を大量に繰り返すルーチンワーク。小さな個人事業主でも月に100枚程度の伝票を起こす必要がありますから、どうしてもミスは避けられません。大企業の場合にはそのようなミスを防ぐために上司が会計伝票をチェックする仕組みが二重三重にめぐらされています。中小企業ではそこまで無理だとしても必ず上司がチェックして確認印を押す。そういった業務がきちんと行われているかを監査役がチェックする。そういった仕組みが必要です。会計伝票は単純な事務作業ですが会社の仕組として作成するようにしなければ、正確な起票は難しいと思ってください。会社全体の仕組の話ですから社長の前向きな取り組みが必須です。

ポイント2 会計伝票のチェックはメリハリをつけて行う

そうかといって、全ての伝票を上司がチェックすることは時間やコストの面から現実的には不可能です。もしやったとしてもチェック自体がルーチンになり所謂「めくら印」になることは避けられません。そこで、上司のチェックはメリハリをつけて行うのがポイントです。やり方は、伝票の金額が大きいものだけをチェックするという方法があります。仮にその伝票が間違っていたとしても大した影響のない小さな金額であれば、チェックする必要はありません。一方で、少しでも間違いがあれば会社に大きな損失をもたらすような金額の場合には一つ一つ丁寧に検算しなければとんでもない損害を被ることになります。会計伝票の作成はあくまでも会社に利益をもたらすため、または、損失がないようにするために作るものです。そういった観点から、何を間違えてもいいのか。何を間違えてはいけないのか。メリハリをつけて起票することが大切です。