どういった会計伝票がうまくいくかの雑談部屋

会計伝票の処理は1枚1枚に手間が掛かるものではないので、淡々と会計ソフトに経理・会計担当者が打ち込んでいく単純作業の時間が長いものではあります。しかし、会計伝票は仕訳も金額の流れも把握しやすいというメリットがある分、抜け漏れが発生してしまうデメリットがあります。期日内に経費を請求するように社員に告知しても、経理や総務の管理側の連絡をスルーしてしまう習慣のある人は多く、同じ課に所属しているわけでもないので、費用の発生の有無が認識できないことが問題です。売上に直結する物事ではないので、時間を割いてもらえないし、適当にレシートや領収書を渡してきて「あとは経理でやっといて」という態度が透けて見えることもあります。レシートだけではどう仕分ければいいかわからないので、再確認が必要になって、規模の大きな事業所では工数が思ったよりも掛かってしまいます。

これは業務と関係あるの?と思う会計伝票

レシートや領収書をビニール袋や封筒にたっぷりと入れて、「お願いします」という方に良く見られる傾向ですが、業務外のプライベートで使用してる可能性が高い領収書が紛れているというケースです。テーマパークのレシートが入っていて、その日付や内容を見ても、どう考えても家族のレジャーだと思われるといったことも稀ではないので困ってしまいます。何度、業務外のものは提出しないでくださいと注意をしても、そのようなタイプの方は直してくれないので、本人に確認せずに会計処理を行い、業務外に発生したとみなした領収書を返却するようにしています。丁寧に謝ってくれるのに同じことを繰り返すため、そういうものだと割り切って作業を行ってしまった方が作業時間の無駄を削減できるからです。

会計伝票はシンプルな記載が効率的

仕訳と金額が把握できれば、仕入や売上などの大きな金額が発生するものでなければ、添付する領収書に詳細な購入先店舗名などは記載されているので、店舗名などは丁寧に記載していない方が会計伝票の処理は捗ります。各自で会計伝票を記入して会計担当者に提出する形を取っている場合はなおさらです。一定のフォーマットを用意して、領収書の添付を必須にして金額と発生した内容を記入するシンプルな形式に統一すると処理の負担が軽減します。丁寧に店舗の支店名や相手先の情報を記載してくださる社員さんには「領収書に記載があるから大丈夫ですよ」と教えてあげたいくらいです。書き込みが多いほど、視点が乱れてしまって大切なことを見落としてしまう可能性もないとはいえないので、必要な項目だけの記載を事業所内にアナウンスする機会は必要だと感じます。